オフィスを移転する際に気になる点はいくつかあります。その中の一つが、電話工事をどう手配したらよいのか？ということです。
電話が通じないと日常業務に支障がでてしまします。
今回は、失敗しないためにおさえておきたい電話移転のポイントをご紹介します。
電話移転の流れ
オフィス移転をする際、電話を新オフィスでもすぐに使えるようにしなければ取引先からの連絡や問い合わせに即座に対応することができません。どのような手続きをすれば電話移転はスムーズに行えるのでしょうか。
電話移転で必要な情報な５つの情報
下記の５つの情報を用意し、NTTのWebサイトへ入力すると登録後移転に向けた対応が進みますが、手続きに2〜3週間ほど要しますので十分に余裕をもって申請する必要があります。
・現在使用している電話番号
・電話の契約者名義
・電話の設置場所(現住所と新住所)
・請求書送付先の住所(送付先住所と電話の設置場所住所が異なる場合)
・工事の希望日
また、引越しシーズンにはさらに時間がかかる可能性もあります。電話工事は予約制であるため、きちんとスケジュールを立てて進めておきましょう。
NTT東日本電話のお引越し
http://web116.jp/shop/iten/iten_00.html
業者への依頼前に準備と作業プロセス
電話設置工事業者に依頼する前に確認をするチェックポイントは大きく4つあります。
【CHECK1】電話回線の種類
アナログ回線、ISDN回線、IP電話回線のうち、どの電話回線を使用しているかを確認しましょう。電話回線の種類が明確になれば、移転の際に自社に合った適切な回線へと見直すきっかけにもなります。
【CHECK2】インターネット回線の種類
光ファイバー回線やADSL回線、ケーブル回線の３種類があります。現在は電話だけでなくインターネットも業務に必須のアイテムです。契約書を見直して回線の種類を確認しましょう。
【CHECK3】使用している電話番号が移転先でも使用可能か
可能であれば、今の電話番号を新オフィスでもそのまま持ち越して使いたいものですよね。持ち越しが可能かどうかは、局番なしの「116」に電話を掛けて確認できます。一般的には、移転先のNTT収容局によって電話番号が変わります。しかし同じ収容局であっても電話番号が変わるケースや、違う収容局でも同一の電話番号が使えることもあります。
【CHECK4】オフィスで使っている電話機器の種類
現在使用している電話機器を移転先へ持ち越せるかどうかを確認しましょう。販売業者に問い合わせることが欠かせません。
電話移転の6つのステップ
電話移転をする際、大きく6つのステップが必要になります。余裕をもって移転の1ヶ月半前ほど前から手配しておくとよいでしょう。
【STEP1】事前確認作業
前述した4つのチェックを完了しておきましょう。
【STEP2】依頼業者選び
NTTへ依頼するか、代理店へ依頼をするかの二択です。オフィス移転の際には、代理店に依頼することが一般的です。
直接NTTへお願いすると、代理店と比べて費用が高くつきますが正規業者であるため、悪徳な取引に引っかかるリスクがなくなります。
代理店には、NTT正規代理店と一般の代理店があります。正規代理店は、リスクがなく、費用もNTTへの直接依頼よりも抑えられます。一般の代理店は、割引などを自由に行えるため費用を抑えられる可能性もある一方で、不要なプランを提案され、結果的に出費がかさんでしまうということ可能性もあります。一般代理店に依頼する場合には、複数の業者から見積もりをもらうなどしてリスクヘッジが必要です。
【STEP3】主装置の設置場所を決定
主装置は、直射日光が当たらず湿度が低い場所への設置がお勧めです。日頃使用するものではないので、目に留まらない場所でOKです。
【STEP4】業者へ下見依頼
電話工事をする前に移転先オフィスの確認をしてもらいましょう。回線の引き込み方をチェックしてもらうなどの意味があります。通常、依頼から2週間ほどで下見に来てくれます。
【STEP5】回線工事
下見から2週間ほどののち、工事が行われます。工事は一般的に半日〜1日で終わります。
【STEP6】電話機器設置
使用希望日を伝えた上で、電話の主装置と機器を設置してくれます。営業当日までに整備可能か業者に確認しましょう。また、設置後は電話が利用できるようになったかをすぐにチェックしましょう。
工事費用の相場
電話を移転する際にかかる費用相場はどのくらいでしょうか？
電話移転には、交換機工事費用、屋内配線工事費用、基本工事費用の3つの費用がかかります。「THE電話回線手配」では、多様なパターンで工事費用を確認することができます。その中から、2事例紹介しましょう。
パターン1:電話は3回線・FAX1回線を手配する場合は？
依頼先はNTT代理店業者。電話は3回線・FAXは1回線、それぞれ1番号ずつ使用したい場合。
交換機工事費用（2,000円）＋屋内配線工事費用（9,600円）＋基本工事費用（4,500円）＋税＝16,905円
パターン2：新規でオフィス電話を契約設置する場合は？
新規で電話を設置した際。電話は3回線・FAXは1回線、それぞれ1番号ずつ使用したい場合。
交換機工事費用（2,700円）＋屋内配線工事費用（9,600円）＋基本工事費用（4,500円）＋税＝17,640円
知っておきたい！オフィス電話の工期・費用の裏技
これまでお伝えしてきたことは、電話工事の正攻法ですが、裏技として工期と費用にメリットをもたせる方法があります。
工期を短縮するテクニック
工事期間について、業者に「どうしてもこの日までに工事を終わらせなければならない」などと理由を説明し、通常の工期よりも短縮してもらう方法があります。必ずとは言えませんが、短縮できる可能性は高まります。
費用を抑えるテクニック
費用を抑える方法は2通り考えられます。1つは、業者窓口を一本化することです。オフィス移転に際しては、多くの業者との取引が発生しますが、それを一本化することで余計な費用を抑えることができます。まとめて発注することができれば、手間も省けますし、業者にトータルでケアしてもらえるというメリットもあります。
業者をまとめられない場合には、複数の会社から見積りを取るとよいでしょう。なかには、明細がよくわからない項目が含まれていたり、余計なオプションサービスがつけられていたりすることがあります。不当に高額な支払いを避ける意味で効果的です。
電話移転にまつわるサービス
新たなオフィスへの移転後もシームレスにビジネスを続けるために、電話移転にまつわるサービスも充実してきています。
転送サービス
移転後しばらくの間、旧オフィスの番号から転送されるサービスがあります。会社によってサービス内容が変わりますので、目的に合わせて使い分けるとよいでしょう。ここでは2パターンを紹介します。
NTTボイスワープ
かかってきた電話を事前に設定しておいた電話番号に転送するサービス。800円（税抜き）で利用可能。申し込みから最短４日で利用できます。
10so6
登録した複数の電話番号へ転送可能。例えば、営業時間内は会社オフィスに転送、営業時間外は担当者へ転送などタイミングに応じて転送できます。事前に無料試用をしてみてもいいでしょう。
移転アナウンスサービス
電話番号が変更になった際に、旧電話へ掛けてきた相手に対して移転先の電話番号を案内するアナウンスサービスがあります。
ナンバーポータリティサービス
「電話番号を変えたくない」という企業には、番号を変更しなくても済むナンバーポータリティサービスがあります。
発行された電話番号をNTTから引き継ぎ、別の通信会社に乗り換える方法で番号を継続させることができます。しかし、市外局番が変わるエリアへの移転や電話番号の取得がNTT経由以外の場合には、当サービスを使うことは難しいです。
まとめ
オフィスの電話移転について、はじめて知ることも多かったのではないでしょうか？ オフィス移転を実施して、電話が使えないなどという自体にならないように、オフィス移転とあわせて、期間に余裕をもって、スムーズに電話移転の手配を進めることをオススメいたします。
オフィスハンズでは、オフィス移転と同時に電話移転もセット対応可能ですのでお気軽にお問い合わせください。
