皆様のオフィスは、常にきれいに保たれているでしょうか？
デスクの上はもちろん、共有スペースのテーブル、棚まわりなどはいかがでしょうか？
年末年始が迫ったこのタイミングで、オフィスの整頓について改めて考えてみましょう。
目次
オフィスを片付けないと、仕事は非効率に
オフィスを片付ける理由は、きれいにしておくと清々しいというだけでなく、整理整頓されている状態だと仕事の効率が上がるという利点があるからです。
例えば、「あの資料どこにやったかな？」とガタガタと探してしまうことはないですか？
そんなことを日々何回も続けていれば、本丸の業務にいつまでたっても入ることができません。
ましてや、そうした社員が会社に何人もいれば、企業全体のパフォーマンスが下がってしまいます。
さらに、ものが多いデスクの上に飲み物を置いて、こぼしてしまいパソコンが破損してしまう……、
オフィスに荷物が積まれており、クライアントにマイナス印象を抱かれてしまう……など、
オフィスが片付いていないことのデメリットは数多くあるのです。
オフィスの整理整頓には、3つのメリットがあります。
1.時間の無駄がなくなる
何かを探している時間を削減することができます。
2.ミスをおかすリスクがなくなる
業務上のミスを防ぎ、効率アップと取引先・お客様からの信頼、安全性などを得ることができます。
3.スペースの無駄がなくなる
「オフィスが狭い」と感じていても、無駄なものを置いたりゴミをきちんと捨てられていなかったりするだけかもしれません。断捨離により、オフィスの窮屈な印象を改善することができます。
きちんと自分で片付けをするには？
自分自身が片付け下手の場合には、どんな対策ができるか考えていきましょう。
最も重要なことは、断捨離をする意識と行動です。使わないものを持っていては、いつまで経っても片付きません。「捨てる基準」を作り、不要なものは廃棄しましょう。
基準は、3パターンで分けて考えると有効です。
1.いま、使うもの
2.いつか使うもの
3.使わないもの
「1.いま、使うもの」は、取り出しやすいスペースで管理して、どこにあるか探すような時間をなくしましょう。
「2.いつか使うもの」は、「いつまで使うのか」という期限を決めておきましょう。「1週間後のプロジェクトに関連するから、それまでは取っておこう」などと決め、
期限を過ぎたら破棄するのです。かさばるようであれば、PDFデータなどにして、フォルダに保存しておくのも手です。こうしておけば、取り出しもしやすくなります。
「3.使わないもの」は、さっさと捨てましょう。
デスク上で目に付くものは、毎日使うものか、「1.いま、使うもの」だけにすることで、仕事の効率は格段に上がります。
会社ぐるみで断捨離を推奨する方法
個人単位でデスクを整頓しても、オフィス全体が雑然としていれば、企業としてのパフォーマンスは上がりません。
そこで重要になるのが、会社全体を巻き込んで、整理整頓をすることです。
ご自身が指揮を取れない立場であれば、決裁権のある上司に相談しましょう。
業務パフォーマンスが上がって喜ばない上司はいないので、必要性を説明すれば積極的に進めていきたいと思う人が多いはずです。
企業全体での整理整頓のポイントは、以下のとおりです。
ポイント1：保管・廃棄の線引きを見直す
オフィスには多くの書類が置かれていますが、「どんなものを置くか」が明確になっていないケースが少なくありません。もしくは、「5年間は保管する」など、ざっくりとした基準にしてしまい、結局二度と使わないような書類までも保管してしまっていることも多いでしょう。保管する基準を見直すことで、多くの不要書類を処分することができます。
ポイント2：備品の購入などを見直す
社内に備品を多く溜め込みすぎて、その分スペースを食ってしまうということが少なくありません。何年か継続して経営が続いている会社であれば、1年間でどのくらい備品が必要かは見えてきているはず。そこで、適量の備品だけを置き、必要なものを必要な量だけ注文するような仕組みにしておきましょう。
ポイント3：個人単位ではあまり使わないものは、会社の備品にする
いつかは使うけれど、個人単位では3か月に1回も使わないといった備品もあります。それを必要になる度に購入していたら、荷物もあふれますし、コストも無駄。そこで、こうした備品は部署ごと、企業ごとで何個と決め、共有物として管理するとよいでしょう。たとえば、朱印や穴あけパンチ、長い定規などです。
また、資料についても、全員が同じ資料を保持している必要はないかもしれません。残しておくのは、会社共有のフォルダに一式だけなどと決めて、個人の保有物は極力減らすような働きかけをしてもよいでしょう。
きれいなオフィスを維持するポイント
一度きれいにオフィスを整頓しても、すぐにもとに戻ってしまうという悩みを抱える人も少なくないでしょう。維持するためには、整頓の習慣化が重要です。
たとえば、「毎日お昼休憩あけ15分は片付けタイムにする」と設定し、不要なものを破棄し、いつか使うだろうものは、そのための引き出しに収納します。
さらに、「いつか使うもの」は、月末に再度見直すと有効です。「使うと思ったけれど、やはりこれはいらないな」と判断することができ、荷物を減らすことができるからです。
会社全体で「クリーン・デイ」を設定し、整理整頓を全社員の習慣化にするような仕組み作りもよいでしょう。
