会社でオフィス移転が決定したら、どのように進めていったらよいのでしょうか？
個人の引っ越しでもすべきことは沢山ありますが、オフィスとなればさらに煩雑な段取りになります。
引っ越し先の整備を整えることはもちろん、退出するオフィスにも現状回復などの義務がある場合がほとんどです。
そのため、きちんとした予定を立てておくことが欠かせません。
今回は、オフィス移転の予定をどのように立てたらいいか考えていきます。
また、2019年に消費税増税を控えてどのように段取りをしていくべきかの注意点も記載します。
目次
オフィス移転には正しい段取りが必須
オフィス移転の目的を明確化
最初に、オフィスを移転する目的と、いつまでに引っ越しをしたいのかを明確にしましょう。
まず、御社の引っ越しの目的はどういったことでしょうか？
もし、家賃の問題で一刻も早く出たいという理由や、メインのお取引先の引っ越しに合わせてなるべく早く移りたいということであれば、急いで進める必要がありますよね。
目的の明確化が、移転スケジュールを立てるにあたっても重要になります。
オフィス移転のスケジュール確認
だいたいの引っ越し日程が決まりましたら、具体的なスケジュールに落とし込んでいきましょう。
大きな流れは、
【プランニング】→【オフィス選び】→【契約】→【オフィスプランニング】→【移転手続き・引っ越し】
となります。
プランニングの段階で、引っ越しの目的や日程を決定します。
そのプランニングの部分があやふやですと、オフィス選びにもスケジュールにも齟齬が出てくる可能性があります。
気をつけましょう。
オフィス移転（引っ越し）逆算スケジュール
★ゴール：オフィス移転完了
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移転当日
・新オフィスへ引っ越し
・旧オフィスの現状回復完了
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１か月前
・新オフィス移転作業（内装設備工事など）
引っ越し直前になったので、社内への情報共有のオリエンテーションをしています。
また、新オフィスのマニュアルもこの時期から作成すると余裕をもって、新オフィスでの業務を進めていくことができます。
新オフィスへレイアウト図通りに家具などが収まるかを改めて確認をします。
問題がなければ、引っ越しの当日の動きなどを示したタイムテーブルやマニュアルを作成。
なお、レイアウト案をもとに、移転先オフィスに机の位置などを置く家具などにテーピングを施し、梱包資材などが届いたら、順次家具の梱包を始めていきます。
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２か月前
・新オフィスの各種移転準備（契約・発注）
移転についての告示を取引先にしていきます。移転先ビルの設備の確認をしていきます。不備があった場合には、どうフォローするかを業者と検討していきます。関係官庁への届け出などもこの時点で準備をしましょう。
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３～４か月前
・移転スケジュールの明確化、社員へ共有
・新オフィスの設備依頼業者の選定
このタイミングで社員に全体に移転スケジュールを共有するとスムーズです。不要なものは処分するなどの個人の荷物のスリム化を進めていくように伝えていきましょう。また、内装や設備など各業者を決定し、打ち合わせをもとに依頼を決定します。また、移転する旨を伝える取引業者への移転挨拶状の作成を進めます。
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４～５か月前
・新オフィスの賃貸契約・オフィス設計の相談
・依頼業者の調査や設計の詳細決定
引っ越し業者の選定をします。その後、見積や業者下見を経て、打ち合わせを行います。新規オフィスのオーナーと賃貸借契約を結びます。ここで業者に要望などを伝えつつ、レイアウト図やスケジュールを作成しましょう。同時に原状回復工事の業者も正式見積を依頼した上で、決定し、打ち合わせをします。
社内では、オフィス移転プロジェクトをつくり、適任者にアサインを始めます。
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６か月前
・現在のオフィスの解約条件を確認
・移転計画の立案
解約を６か月前から確認しなければいけないという点には、
「かなり早い時期から準備をしなければいけないんだな」と感じたかもしれません。
しかし、賃貸オフィスの解約予告は一般的に６か月前にオーナーに伝えなければいけないというルールがあります。
こちらの引っ越しの準備が整っていたとしても、この条件を満たさなければ移転ができなかったり、無駄に費用を支払ったりしなければいけないことになります。
余裕をもって引っ越しを行うには、以上のようなスケジューリングが必要です。
スケジュールに余裕がないと、業者によってはプラス料金が発生したり、しなければいけない工程が漏れてしまったりします。
また、オフィスの場合は自分ひとりでの引っ越しではなく、社員と息を合わせて実施しなければいけません。
かなり前の段階から、引っ越し前後には予定を入れないように社員に告知し、協力を仰いでいくようにしなければいけないでしょう。
消費税増税前にオフィス移転を済ませて経費削減
オフィスハンズでは以前の消費税増税時には、「増税前にどうにかオフィス移転を完了してほしい」といった駆け込みのご相談を多く頂きました。
上記のスケジュール例に記載したように、オフィス移転を余裕をもって完了させるには規模にもよりますが6ヶ月は必要です。
もちろん、6ヶ月かけずに特急で実施させて頂くこともございます。
現時点では、2019年10月に増税となっていますが、そうすると2019年4月までにはご相談を頂きたい所です。
スケジュール以外でも早めに相談した方がいい理由はあります。
駆け込み需要に合わせて業者が値上している可能性がある
増税前は駆け込み需要が予測されるため業者がオフィス移転時の料金見積もりを高めに設定する可能性があります。
家電などでは1ヶ月前からそもそもで通常より値下げしており、増税前セールと見せかけていたなんて話を聞いたことありませんか？
依頼が殺到してそもそもで受けれられない
以前の増税時ではそもそもで多くの駆け込みの引っ越し依頼を頂き、どうしてもお受けできない案件も多くございました。
オフィスを借りて移転するのに、そもそもで引っ越せないという話になっては大変です。
まとめ
オフィスハンズでは、オフィス移転に対してチェックリストやマニュアルをお渡し可能のため、そちらを元に経験がない総務担当者の方でも失敗なくオフィス移転の段取りを進めていただくことが可能です。
スケジュール例からも分かるようにオフィス移転を進めるには、多くの時間と人員を必要とします。
社内のリソースでは難しいということがあれば、移転ををワンストップで担当できるオフィスハンズにお気軽にご相談ください。
