オフィス移転が決まると、新オフィスが完工するまでに取引先やお客さまなどに挨拶状を送る必要があります。
何度も移転を経験している企業ならば慣れているでしょうが、はじめて移転を経験する企業や担当者であれば、
いったいどういった案内状を準備すればよいかわからないことも少なくないでしょう。
そこで、案内・挨拶状の書き方をご紹介します。
目次
引越し前に知っておきたい、オフィス移転の案内状の注意点
1.オフィス移転の案内はパソコンなど活字で作成し、郵送・FAXで作成する。
2.オフィス移転通知には２つのバリエーションがあります
オフィスが移転することを知らせる挨拶状
オフィス移転だけでなく社名変更も必要となる場合の挨拶状
不備がないようにどちらの案内状を送ればよいか確認しましょう。
3.オフィス移転の案内状は遅くとも１ヶ月前には送りましょう。
住所が変わると、請求書や納品書などの伝票の記載を変更しなければいけません。
早めに周知することを意識しましょう。
4.移転の案内状とともに、ホームページなども変更する
これまでのお取引先やお客さまだけでなく、新規の方々にも対応できるようにしなければいけません。
ホームページなどをきちんとリニューアルしておきましょう。
5.取引先企業の案内状は２通用意することをお勧めします
１通は、形式に則った取引先社長への案内状。これは封筒に入れた書面にしましょう。
もう１通は、取引先実務担当への案内状となります。こちらは、FAXや請求書への同封などでも問題ありません。
6.移転を伝える貼紙も準備
移転後に、旧オフィスのロビーや掲示板に掲示する貼紙も準備するとよいでしょう。
この場合、頭後・結語、時候の挨拶などは不要。必要情報だけを掲載しましょう。
オフィス移転の案内状の書き方
事務所移転の案内状にはどんなことを記せばよいのでしょうか。
確認していきます。
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事務所移転のお知らせ
拝啓
新緑の候（※１） 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社株式会社◯◯◯は○○月○○日より下記に移転することになりました。
新オフィスは○○駅にほど近く、よりアクセスしやすくなるかと存じます。
これを機に、皆様の信頼にお応えできるよう倍旧の努力をしてまいる所存でございます。
今後とも一層のご支援を賜りますようお願い申し上げます。
まずは略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます。
敬具
平成○○年○○月○○日
新所在地：〒◯◯◯◯
◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯◯
電話. □□□－□□□－□□□□
FAX. □□□－□□□－□□□□
株式会社◯◯◯
代表取締役 ◯◯◯◯
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※１ 時候の挨拶は、何月に移転するかによって変わってきます。
なお、スペースが許せば、移転先の地図などを掲載するのも丁寧です。
オフィスハンズではオフィス移転、引越しのサポートだけでなく、多くの事例から引越し後のサポートも可能です。
お気軽にお問い合わせください。
