新しいオフィスデザインの形、ユニバーサルレイアウトとは

ユニバーサルレイアウトとは、一般的に行われている「レイアウト変更」をせずに、人やその荷物を移動させるだけで配置を変えられるワークスペースのことです。(ユニバーサルプランとも呼ばれることがあります。)

旧来のレイアウトからユニバーサルレイアウトへ

日本では、部や課などのチームごとにまとめる「島型対向式」が一般的です。これは、チーム内でのコミュニケーションが取りやすいという特長があります。
しかしながら、この島型のレイアウトを採用すると、人事異動や社員の増員など度に机の並び替えやネットワーク配線を変更する手間やコストが発生してしまいます。
ユニバーサルレイアウト例

ユニバーサルレイアウトが導入された背景

これまで日本企業は役職によって席次がきまっていたり、部・課などで固まって島を作ったりする習慣がありました。
それは年功序列で徐々に席が役職の付いた席に近づいていったり、同じ部の者は常に顔を合わせておいた方が良いという考えから来るものでした。

しかし、年功序列が崩れて役職が実力でどんどん入れ替わる、ということが近年は一般化しています。

また、部や課という単位ではなく、プロジェクトごとに業務を行うような形態も増えてきています。
さらに、大量の資料を前に仕事をしていたかつてに比べて、PC1台で済むようになったという点もこうした流動的なレイアウトが広がった要因だといえるでしょう。

ユニバーサルレイアウトのメリットとは

1.人事異動やメンバー変更にスムーズに対応できる

メンバーの増員やチームの再編などがあった場合にも、人とその人の荷物が動けば席替えは完成です。

2.レイアウト変更へのコストが削減できる

レイアウト変更のために業者を呼んで配線を変更したり、デスクを並び替えたりするような手間は不要となります。
また、レイアウト変更があるから午後は会社を休みにしようといったこともなくなり、社員のパフォーマンス効率を落とすこともなくなります。

3.備品管理や調達がしやすくなる

大型のテーブルを使用して、パネルで均等に区切ることですべての席を画一化する。
または、人によって備品を変えることはしなくてよいので、同じサイズのデスク・チェアを導入できます。

ユニバーサルレイアウト導入にあたっての注意点

1.役職席を廃止する必要がある

昔ながらの会社では、部長や課長など役職がある人はデスクの大きさが違っていたり、島の先頭に位置させると場所が決まっていたりするものです。
そうした企業において、一気にユニバーサルレイアウトを導入すると大変な混乱を招く危険性があります。

2.家具、什器の規格を揃える

誰がどの席に座るかはフレックスなので、すべての家具や什器のサイズ・形をそろえる必要があります。

3.スペースの使い方を揃える

家具、什器を揃えることと同様に、スペースの管理も一律化していく必要があるといえるでしょう。

まとめ

社内の仕事の進め方の変化などによって、レイアウト・席などの定め方も徐々に変化してきました。
フリーアドレス制のように、このユニバーサルレイアウトを導入する企業も徐々に増えていくかもしれません。生産性向上のためにレイアウト変更等でご質問等あればお気軽にご相談ください。


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