チームワークが良くするオフィスづくりのポイント

オフィスづくりにおいて、不満の声として挙がるのは一体どんなことでしょうか?
実は、最も多いのが「コミュニケーションを活性化させたい」というものです。
当然のことですが、オフィスは社員が集う場所です。
一人で進められる作業であれば、自宅やカフェ等のお店で個人で行ってもパフォーマンスは変わりません。

つまり、コミュニケーションを取りながら行う業務が会社で行う仕事といえます。
コミュニケーションが活性化すれば、チームワークが良くなります。
そしてそれには、オフィスの環境整備が欠かせないのです。

それでは、どのようなオフィスをつくっていくべきなのか?
オフィスの移転を検討中のご担当者様、レイアウト変更に伴ってオフィスの雰囲気を変えたい!とお考えのご担当者様、必見です。

◆コミュニケーションが取りづらく、チームワーク悪化が懸念されるオフィスとは?

① 会議室の数が圧倒的に足りない
会議室の数は、実は多くの企業において足りていません。
ある調査では、34人に1室の会議室が必要だという計算があります(!!)
つまり、1000人が働いているオフィスであれば、30室以上は用意したいということになるわけです。

また、部屋の大きさも、3人用や6人用、15人用などさまざまあります。
しかし、実は会議の9割が4人で行われるということがわかっています(!!!)

適切な規模の会議室を、働く社員の人数に合わせて設けられていないとコミュニケーションが阻害されてしまい、必然的にチームワークも良好にはなりにくいでしょう。

② 執務室のデスクの配置が話しかけづらい
実際に業務を行う執務室。
しかし、一人ひとりのデスクがパーティションで区切られていたり、机の配置がチームで話合いがしにくい環境であったりすると、コミュニケーションが阻害されます。
チームワークを構築することも難しくなってしまいます。

形式ばった会議のなかでは、なかなか創造性あふれる発想は出てきにくいもの。
日頃から社員同士が気軽に話せてこそ、ふっとした瞬間に思ってもいなかったようなアイディアが生まれます。
執務室では、相互に話やすいデスクまわりのつくりやデスクの配置、雰囲気などを大切にしたいものです。

③ リラックスして話せるコミュニケーションスペースが足りない
会議室や執務室とは違う、リラックスして会話を楽しめるようなスペースがあるとコミュニケーションが活発化します。
しかし、「オフィスは仕事をするもの」と形にはめて考えると、遊びを設けることができません。
オフィスは日々の大半を過ごす場所であるという前提に立ち返って、居心地の良さを追究していく必要があるでしょう。

 

◆ コミュニケーションを活性化させるオフィスへの改善例

① 執務室のデスクをコミュニケーションが取りやすいよう配置する
会議室を設けるには、スペース上難しい場合もあります。
そこで、会議室にわざわざ移動しなくても、デスク周りで打合せができるようにするのはいかがでしょうか。
可動式のコンパクトなデスクにして、すぐに誰かと机をくっつけて話をはじめられる。
斜めやジグザグ、円を描くように配置して、チーム間の会話をしやすいようにする…などといった方法が考えられます。

② 役員、社長のパーティションや壁をガラスばりに
役職が上がると、一般の社員に聞かせづらい話をすることもあります。
そのため、役員や社長のデスクが区切られたスペースに置かれていることもあるでしょう。

しかし、役員側がどうなっているかわからない状態でドアをあけたり、間仕切りから顔を出したりすることは大変勇気がいることです。
必然的に、経営層と一般社員とのコミュニケーションが不足するといった事態も起こりえるでしょう。
そこで、仕切られた壁をガラスばりにしてしまってはいかがでしょうか。
役員が何をしているのかをわかるようになるので、精神的ハードルが下がります。

③ 自由に仕事ができるスペースを設ける
丸テーブルで仕事をする、資料が大量に置かれており閲覧しながら仕事をする、窓に向かって仕事をするなど、自分の気分によって業務できるスペースをつくると自然と気持ちがリラックスします。
そうした場所で、簡単な打合せをしても良いということになれば、創造的な話し合いをすることも可能でしょう。

これらはあくまで一例です。
オフィススペースの兼ね合いや社員がどういった働き方をしているかで、「コミュニケーションが取りやすい場」というのは変わるでしょう。
自社にとってどんなアプローチが、最もチームワークを高められるのかを検討する必要があります。

社員にヒアリングをしながら、適切な環境づくりを目指していきたいですね。


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