オフィス移転のコスト削減で気を付けたい4つのポイント

オフィス移転で悩むことといえば、コストではないでしょうか。予想以上の出費になってしまったり、想定外の出費が重なってしまったりすることは避けたいものです。では、オフィス移転の際に知っておきたいコスト削減法を知っていますか。
4つのポイントをご紹介します。
移転

新オフィスの家賃削減

家賃を削減することは、移転のコストを下げるための非常に有効なポイントです。具体的な方法を以下3点ご紹介します。

1.立地を再度検討してみる

新しいオフィスを探す際に、こだわる点はどんなことでしょうか。大きなポイントとして挙がるのは立地です。多くの企業が都心部の一等地にオフィスを構えようとしますが、それは自社にとって本当に必要なことでしょうか?その必然性を改めて検討してみると、コスト削減の鍵が見えてくるかもしれません。
例えば、よくお客様やクライアントが訪問してくるような企業であれば、アクセスの良い場所にオフィスを構える必要はあるでしょう。しかし、あまり訪問客がいなかったり社員も外に出て営業したりするビジネスモデルでなければ、郊外でも都外でも駅から遠くても問題はないかもしれません。
このように視野を広げていくと、賃料は大幅に下げられる可能性があるのです。

2.賃料を交渉する

現在のオフィスでも、他のオフィスに移るにせよ、賃料を交渉することでコストを削減できる可能性があります。貸主と、近隣のオフィスの相場を踏まえて交渉したり、新たなオフィスの家賃を示した上で話し合ったりする方法が有効です。
また、毎年賃料の相場をチェックすることで現在のオフィスがどれくらいの価値なのかを把握することができます。それが交渉材料にもなるので、毎年欠かさず行っていくとよいでしょう。

3.オフィス返却時に敷金を取り戻す

入居時にかなり高い敷金を支払っている企業も少なくないでしょう。それを取り戻すことで、移転のコストを結果的に下げることができます。敷金を回収する専門家もいるので、そうした方に相談してみるのも一つの手でしょう。

原状回復費を削減

原状回復費を削減することもオフィス移転費用削減のポイントです。オフィスにおいては、退去する際に原状回復を求められ、予想以上のコストに膨れ上がるというケースも少なくありません。
ここではそうした費用を抑えるための2つの方法をご紹介します。

1.居抜き募集をかける

自社の退去時に「居抜き募集」をかけて、うまくそのままの形で入居したいという企業が現れれば原状回復作業が不要になります。一般的に原状回復費は坪2〜6万円といわれているため、その費用が浮くことになれば大きなコスト削減になるでしょう。
とはいえ、原状回復をビルメンテナンスと位置付けているオーナーもいるため、「居抜き募集」をかけることができない物件も存在します。そのため、募集をかける前にきちんと貸主に確認することが必要です。

2.掃除をする

原状回復を何から何まで業者に依頼すると、費用が高額になるケースがあります。そこで、自分たちにできることは自分たちで行うという意識も重要です。
掃除する意識を持つと、ペーパーレスが実現して移転の際の郵送費を減らすことができるなど、副次的なコスト削減も見込めます。

新オフィスの内装費削減

新しいオフィスにおけるコスト削減案です。大きく3つの方法を紹介します。
DIY

1.居抜き物件を使う

新しいオフィスは何もなく、まっさらな状態であることが一般的です。これは、以前の入居者が原状回復をして、何もない空間に戻したことによるものです。これに対して、居抜き物件とは前に入居していた企業が原状回復をせず、そのままの状態で貸し出すことです。
前の会社が使用していた内装をそのまま利用できるため、内装や建具などのコストを抑えることができます。

2.内装をDIY

内装工事は移転の際の大きなコストとなります。例えば、60坪で1200万円ほどの内装工事費がかかるといわれています。そこで、簡単な収納やリラックススペースのテーブルなどをDIYすることでコストを抑えることができます。壁を塗ったりタイルを敷いたりする作業をDIYで実施した企業もあります。
また、こうした作業により社員のコミュニケーションが活性化するという効果も聞かれます。

3.オフィスの統合

無駄なスペースはありませんか?また、不用品を整理することでスペースに余裕ができるなども考えられるかもしれません。
いくつかの支社に分かれていたり、フロアごとに異なる部署が入居していたりする場合は、それを統合することで省スペース化が図れるかもしれません。省スペース化はそのままコスト削減につながります。
例えば、リラクゼーションスペースと会議スペースを統合する、OA機器の台数を減らして省スペースを図るなど、会社の状況に合わせてスペースの有効利用をしてみてはいかがでしょうか。

新オフィスの家具費用削減

オフィス移転の際に新たな家具を購入し、コストがかなりかかってしまうケースは少なくないでしょう。そうした時に有効なコスト削減案が、「これまで使用していた家具を使う」という方法です。オフィスを新しくするからといってすべての家具を新品で揃える必要はありません。以前使っていたものを再利用する、リサイクルショップで購入するなども有効なコスト削減案といえます。

まとめ

オフィス移転費用削減の4つのポイントを踏まえて、賢い引っ越しを実現してください。創意工夫によって、費用は抑えれるはずです。低コストの移転で、快適な新オフィスでのお仕事に弾みをつけてください。オフィスハンズではコスト削減の面でも様々なアドバイスが可能ですのでお気軽にお問い合わせください。


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