オフィス移転のスケジュールを考える際の注意点

会社でオフィス移転が決定したら、どのように進めていったらよいのでしょうか?
個人の引っ越しでもすべきことはたくさんありますが、オフィスとなればさらに煩雑になります。
引っ越し先の整備を整えることはもちろん、退出するオフィスにも現状回復などの義務がある場合がほとんどです。

そのため、きちんとした予定を立てておくことが欠かせません。
今回は、オフィス移転の予定をどのように立てたらいいか考えていきます。

オフィス移転には正しい段取りが必須

オフィス移転の目的を明確化

最初に、オフィスを移転する目的と、いつまでに引っ越しをしたいのかを明確にしましょう。
まず、御社の引っ越しの目的はどういったことでしょうか?

もし、家賃の問題で一刻も早く出たいという理由や、メインのお取引先の引っ越しに合わせてなるべく早く移りたいということであれば、急いで進める必要がありますよね。
目的の明確化が、移転スケジュールを立てるにあたっても重要になります。

オフィス移転のスケジュール確認

だいたいの引っ越し日程が決まりましたら、具体的なスケジュールに落とし込んでいきましょう。

大きな流れは、
【プランニング】→【オフィス選び】→【契約】→【オフィスプランニング】→【移転手続き・引っ越し】
となります。

プランニングの段階で、引っ越しの目的や日程を決定します。
そのプランニングの部分があやふやですと、オフィス選びにもスケジュールにも齟齬が出てくる可能性があります。
気をつけましょう。

オフィス移転(引っ越し)逆算スケジュール

★ゴール:オフィス移転完了

移転当日

・新オフィスへ引っ越し
・旧オフィスの現状回復完了

1か月前

・新オフィス移転作業(内装設備工事など)

引っ越し直前になったので、社内への情報共有のオリエンテーションをしています。
また、新オフィスのマニュアルもこの時期から作成すると余裕をもって、新オフィスでの業務を進めていくことができます。
新オフィスへレイアウト図通りに家具などが収まるかを改めて確認をします。
問題がなければ、引っ越しの当日の動きなどを示したタイムテーブルやマニュアルを作成。
なお、レイアウト案をもとに、移転先オフィスに机の位置などを置く家具などにテーピングを施し、梱包資材などが届いたら、順次家具の梱包を始めていきます。

2か月前

・新オフィスの各種移転準備(契約・発注)

移転についての告示を取引先にしていきます。移転先ビルの設備の確認をしていきます。不備があった場合には、どうフォローするかを業者と検討していきます。関係官庁への届け出などもこの時点で準備をしましょう。

3~4か月前

・移転スケジュールの明確化、社員へ共有
・新オフィスの設備依頼業者の選定

このタイミングで社員に全体に移転スケジュールを共有するとスムーズです。不要なものは処分するなどの個人の荷物のスリム化を進めていくように伝えていきましょう。また、内装や設備など各業者を決定し、打ち合わせをもとに依頼を決定します。また、移転する旨を伝える取引業者への移転挨拶状の作成を進めます。

4~5か月前

・新オフィスの賃貸契約・オフィス設計の相談
・依頼業者の調査や設計の詳細決定

引っ越し業者の選定をします。その後、見積や業者下見を経て、打ち合わせを行います。新規オフィスのオーナーと賃貸借契約を結びます。ここで業者に要望などを伝えつつ、レイアウト図やスケジュールを作成しましょう。同時に原状回復工事の業者も正式見積を依頼した上で、決定し、打ち合わせをします。
社内では、オフィス移転プロジェクトをつくり、適任者にアサインを始めます。

6か月前

・現在のオフィスの解約条件を確認
・移転計画の立案

解約を6か月前から確認しなければいけないという点には、
「かなり早い時期から準備をしなければいけないんだな」と感じたかもしれません。

しかし、賃貸オフィスの解約予告は一般的に6か月前にオーナーに伝えなければいけないというルールがあります。
こちらの引っ越しの準備が整っていたとしても、この条件を満たさなければ移転ができなかったり、無駄に費用を支払ったりしなければいけないことになります。

余裕をもって引っ越しを行うには、以上のようなスケジューリングが必要です。
スケジュールに余裕がないと、業者によってはプラス料金が発生したり、しなければいけない工程が漏れてしまったりします。

また、オフィスの場合は自分ひとりでの引っ越しではなく、社員と息を合わせて実施しなければいけません。
かなり前の段階から、引っ越し前後には予定を入れないように社員に告知し、協力を仰いでいくようにしなければいけないでしょう。

おわりに

スケジュール例からも分かるようにオフィス移転を進めるには、多くの時間と人員を必要とします。
社内のリソースでは難しいということがあれば、移転ををワンストップで担当できるオフィスハンズにお気軽にご相談ください。


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