オフィス移転時に必要な7つの手続きとタイミング

オフィスの移転時には、様々な手続きが必要です。新しいオフィスをどこにするか、内装をどうするか、家具を発注するかなどの見えやすい実務の裏には、多くの書類作成、契約、申請などの庶務的な業務があります。

こうした業務をおろそかにすると、スムーズに移転できなくなる危険性すらあるのです。
着実なオフィス移転を実現するために、どのような庶務手続きが必要なのかをご紹介します。

移転前

●提出・申し込み:転居届
●提出・連絡先:移転前のオフィスの受け持ちの郵便局
●必要書類:郵便物届出変更届
移転日・移転先が決定したら、すぐに郵便局へ移転届を提出しましょう。

●提出・申し込み:電話架設申し込み
●提出・連絡先:116番
移転日・移転先が決定したら、速やかに連絡をしましょう。既契約の移設、新規申し込み、電話撤去依頼など、すべて申し出が必要になります。

移転後5日以内

●提出・申し込み:適用事業所所在地・名称変更(訂正)届
●提出・連絡先:旧社会保険事務所
●必要書類:適用事業所所在地・名称変更(訂正)届、移転先の住所が確認できる書類(登記簿謄本のコピーなど)
事業所を変更する場合は所在地の申請が必要です。また、名称を変更する場合にもそれぞれ申請が必要になります。

移転後すぐ

●提出・申し込み:労働保険名称・所在地等変更届
●提出・連絡先:所轄監督署、ただし、管轄外への移転であれば新所轄監督署、都道府県外へ移転する場合は、旧所轄監督署へ「廃止届」を提出し、新所轄監督署へ「成立届」を提出する
●必要書類:労働保険名称・所在地等変更届
事業主の氏名や住所、企業所の名称や所在地、事業の種類や概要に変更する場合には申請が必要になります。移転の場合には、所在地が変更になるので申し出が欠かせません。

●提出・申し込み:労働基準法に関する適用事業報告
●提出・連絡先:新所轄監督署(新規として提出)
●必要書類:労働基準法に関する適用事業報告
労働基準法の適用事業となる際には、所轄労働基準監督署へ報告する義務が生じます。

●提出・申し込み:安全管理者責任報告
●提出・連絡先:新所轄監督署(新規として提出)
●必要書類:免許証の写し
新所轄監督署へ安全に事業を行うことを示す報告を新規で提出する必要があります。

●提出・申し込み:防火管理者選任届
●提出・連絡先:新所轄消防署予防課
●必要書類:防火管理者選任届を2部
防火上の管理を行う有資格者を選抜し、管理者として登録を行う必要があります。

●提出・申し込み:自動車保管場所証明書(車庫証明)
●提出・連絡先:新所轄警察署
営業車などを持っている場合には届出が必要です。

●提出・申し込み:住所変更届
●提出・連絡先:取引のある銀行・クレジット会社
●必要書類:窓口で手続きをする際には、取引印鑑や本人確認の書類
住所変更があった場合には、取引のある金融機関への届けが必要です。企業により手続きの方法が違うので、確認が必要です。場合によっては、オンラインでも手続きが可能です。

移転後保険関係が成立した日の翌日から10日以内

●提出・申し込み:労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書労働保険関係成立届
●提出・連絡先:所轄監督署、ただし、管轄外への移転であれば新所轄監督署へ。都道府県外へ移る際には、旧所轄監督署へ廃止届を提出し、新所轄監督署へ成立届を出す
労働保険は、例外を除き一人でも雇用する場合は、事業主は加入する必要があります。オフィスの移転後は、管轄している監督署に申請します。

変更後、翌日から起算して10日以内

●提出・申し込み:雇用保険事業主事業所各種変更届
●提出・連絡先:新所在地を管轄する公共職業安定所
●必要書類:適用事業所台帳、変更事実が確認できる書類(登記簿謄本のコピーなど)、労働保険名称の写し、所在地等変更届の写し
事業主の氏名や住所、企業所の名称や所在地、事業の種類や概要に変更がある場合は申請が必要になります。

移転後、2週間以内

●提出・申し込み:本店移転届出
●提出・連絡先:法務局
●必要書類:指定の提出書類や費用
会社の本店を移転する際には、その変更を登記する必要があります。なお、本店の移転場所が「(1)同一の管轄区域」なのか「(2)管轄区域外」かで提出書類や提出期限、費用も変わるので以下のとおり確認をしていきましょう。

(1)同一の管轄区域
・必要書類:本店移転登記申請書、株主総会議事録、取締役会議事録又は取締役の過半数の一致を証する書面
・提出先:会社本店の所在地を管轄する法務局
・登録免許税:3万円

(2)管轄区域外
・必要書類:本店移転登記申請書2部、株主総会議事録、取締役会議事録又は取締役の過半数の一致を証する書面、印鑑届出書
・提出先:旧所在地の法務局と新所在地の法務局。ただし、旧所在地の法務局へまとめて提出することもできる
・登録免許税:6万円

●提出・申し込み:支店移転の届出
●提出・連絡先:本店と同じ管轄の支店を、その管轄内で移転した場合、本店所在地管轄の法務局へ。それ以外の場合には、本店所在地の法務局と、旧・新支店所在地の法務局に
●必要書類:登記申請書、登録免許税納付用台紙、支店移転についての事項を決議した議事録(代理人による申請も可能だが、委任状が必要)、本店と管轄が同じ支店をその管轄内で移転する場合には3万円、それ以外の管轄変更の際には、4万8600円となることがあるので要確認。

移転後、登記事項証明書の手続き後すぐ

●提出・申し込み:納税地などの変更異動届
●提出・連絡先:新所在地・旧所在地の所轄税務署
●必要書類:移転手続完了後の登記簿謄本

移転後、1ヶ月以内

●提出・申し込み:給与支払い事業所の開設・移転・廃止届出書
●提出・連絡先:新所在地・旧所在地の所轄税務署
●必要書類:登記薄謄本。もしくは、登記する内容よって、変更の事実を証明できる書類の写し

必要な手続きを漏れの内容に進めていけるよう、確認を進めていきましょう。

まとめ

オフィス移転は計画的にやることは、事業を成長させる上でも重要なことです。ただオフィス移転が初めての業務だったり、規模が急拡大している中だとすると予想外の漏れが発生しがちです。
オフィスハンズではプロとして、オフィス移転をサポートしておりますのでご不明点等あればお気軽にお問い合わせください。


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