オフィスに会議室予約システムを導入するメリット

近年、会議室予約をスムーズに行うために会議室予約システムを導入する企業が増えています。このシステムの特徴とはどういったことでしょうか。
また、導入することでどんなメリットがあるのでしょうか。ご紹介していきます。

オフィスにおける会議室利用・会議室予約におけるトラブルとは?

オフィスにおいて、会議室利用にまつわるトラブルはよく起こります。
その問題は、大きく会議室利用者にとっての不便さと、会議室を管理する側にとっての負担に起因します。
具体的な声をひろってみましょう。

会議室利用者の声

・会議室を使いたいのに、いっぱいで使えない(会議室の数が足りない)
・会議室を実際は使っていないのに、おさえられてしまって自分たちが使えない
・どの会議室を予約したかわからなくなってしまった   など

会議室管理者の声

・会議室の利用実態がわからず、どう管理してよいかわからない
・利用者に会議室をもっと増やしてほしいと苦情を言われている
・会議室を増やした方がよいのか判断がつかない
・会議室を増設するコストをおさえたい  など

こうした会議室利用に関するトラブルや不満を解消するツールとして会議室利用システムの導入が進められています。

タブレット管理の会議室予約システムとは?

会議室予約システムによるメリットをみてみましょう。

会議室予約をスムーズに

会議室予約がスムーズに行え、適正化が図られます。予約の管理方法は以下の通りです。
1.予約
タブレットやPCからどこにいても会議室を予約できます。日時や使用したい会議室などを検索すると、空き状況が確認できます。
また、空いていれば、会議室の前に来て、備えつけのタブレットで予約することも可能です。
会議室予約管理のシステムを見れば、自分がどの会議室を予約したのか一目瞭然となります。また、PCのスケジュラー機能などとリンクをしておけばスムーズに予約確認ができます。

2.入退室管理
会議を開始した際に備えつけのタブレットの「入室」ボタンを押すことで、実際の使用状況と予約をリンクさせることができます。
会議室を実際は使っていないのに、予約が入っていて使用できないといったことがなくなるのです。
また、予約終了時間前に会議が終了した際には、タブレットの「退出」ボタンを押すことで、別の人が再利用することもできます。
なお、予定よりも会議がのびた場合には、「延長」ボタンを押せば、その後に予約が入っていなければ、その場で会議室の使用をのばすことができます。

利用実態の分析がしやすくなる

会議室予約システムを導入することにより、月別稼働率、時間帯別稼働率、部門別利用状況、自動キャンセル率の高さなどをデータ化することができます。
このデータを分析することにより、会議室の稼働状況を確認でき、会議室スペース増設の可否を判断することができます。
経営者や責任者を説得する材料にもなるでしょう。

会議室予約システムの導入は、利用者・管理者双方にメリットがあるといえそうです。


今すぐお問い合わせください!

お見積・お問い合わせ

お電話でも承っております。

お見積・お問い合わせ

無料お見積りのご相談・受付 (平日)9:30~18:00

This entry was posted in オフィスデザイン. Bookmark the permalink.