オフィスの生産性を上げるためにするべき工夫

企業において、いつの時代のどんな業種においても「生産性アップ」は命題です。
しかし、そう簡単に向上できるものでもないのも事実。そのため、マネジメントする立場の方は日々頭を悩ませているのではないでしょうか。

「やる気を出せ」「集中しろ」「スピードアップしろ」などと言っても激変することはありません。むしろ社員のモチベーションをそいでしまう可能性すらあるといえます。そんな課題を是非、オフィスを改革することで解決してみませんか?

今回は「オフィスの生産性を上げる工夫」を紹介いたします。

オフィスの生産性

目次

オフィスの生産性とは?

そもそも「生産性」という言葉は高頻度で使われますが、従来は下記のように定義されています。

「生産性(Productivity)」とは、投入量と産出量の比率をいいます。投入量に対して産出量の割合が大きいほど生産性が高いことになります。 投入量としては、労働、資本、土地、原料、燃料、機械設備、などの生産諸要素が挙げられます。産出量としては、生産量、生産額、売上高、付加価値、GDPなどがあります。

参照元:公益財団法人日本生産性本部

生産性のの中で、よく言われているのが「労働生産性」。
つまり労働者1人あたりがどれだけの価値を生み出しているかということをします指標です。

日本の労働生産性は国際的に低い

「日本の生産性の動向2015年版」によると日本の労働生産性は72,994ドル(768万円)であった。これは、OECD加盟34カ国の中でみると21位にあたる。
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ニュージーランドとほぼ同水準にあたり、カナダや英国といった国をやや下回る。また、アメリカと比較すると、概ね6割程度の水準となっている。
上位のルクセンブルク、ノルウェー、アイルランドなどは、金融業や不動産業といった高い生産性が高い産業が多いことや、法人税率を低く抑えることでグローバル企業を誘致し生産性を向上させている。

近年の日本の労働生産性は1980年代とほぼ同じ水準にあり、日本語が今後生産性格差を縮めるには、働き方や経営の効率化といった事柄が重要になります。
そこで、今回は働き方を働くスタイルと働く環境に分けて生産性を向上させる方法について見ていきます。

オフィスの環境で生産性を向上させる

コクヨファニチャーが20代の男女若手社員500人に対して実施した「オフィスのモチベーションアップに関する調査」(2010年)によると

質問:「あなたは、オフィス環境によって仕事に対するモチベーションが上がったことはありますか」
回答:「ある」31.8%、「ややある」37.2%、「ない」31.0%

70%近い人数が、オフィス環境によってモチベーションが向上している。
逆にマイナスな質問に対しては、

質問:「あなたは、オフィス環境によって仕事に対するモチベーションが下がったことはありますか」
回答;「ある」40.6%、「ややある」42.0%、「ない」17.4%

80%近い人数が、オフィス環境によってモチベーションが低下するという傾向がある。
このことからもオフィス環境は社員のモチベーションを大きく左右する要員として考えられている。

1.オフィスのコンセプトを明確に設計する

オフィスは働く人のために存在します。つまりオフィスでの生産性を上げるには働く人たちが生き生きとコミュニケーションとれる職場にすることが必要です。
そのため、自社のオフィスではどのような人がどのように働くことが最適かということを踏まえてオフィスのコンセプトを決定する必要があります。

オフィスコンセプトはそれぞれの会社の方針に則っていることが必須です。
企業によって業務内容や組織制度、社風、働く人のタイプもそれぞれが異なります。
例えば、フリーアドレスが流行ってきているという理由で導入してしまうと、社風に合わないという理由でうまく活用されなかったりすることが往々にして発生します。
まずは明確に自社にあうオフィスのコンセプトを設計することから始めましょう。

2.オフィスの生産性を向上させる様々なアイディアをご紹介

1.コミュニケーションを生むオフィスレイアウトにする

オフィスは単に仕事をするだけではない。単純に仕事をするだけであれば現代は技術進歩によってテレビ会議や電話などでコミュニケーションが可能になっている。そこで今、注目されているのがコミュニケーションを促進するオフィスづくりである。

リラックススペースを取り入れる

人通りの多い導線上に、あえてリラックススペースを設置することで、打ち合わせだけではない、社員同士の会話の「きっかけ」を提供する。

オフィステーブルをジグザグに配置してみる

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参照元:コクヨ コミュニケーションのとりやすいオフィスづくりのコツ

簡単な打ち合わせは会議室を使用せず、デスクまわりで済ませてしまうようにするためには、デスクの配置を会話を後押しするように配置してしまうのがいいかもしれません。デスクを綺麗に並べて島を作るのではなく、斜めに配列してみたり、わざとジグザグに配列して、通路を通るだけで社員の顔が見えるという事例もあります。

様々な会議スペースを用意してみる

最近では、会議スペースにおいても様々なタイプが増えてきています。畳張り、ソファー席型、スタンディングスタイル、足湯、ウッドデッキといった創造性を刺激するような空間を用意してみてはいかがでしょうか。

マグネットスペースを活用してみる

「マグネットスペース」というレイアウト方法は、コピーやプリンターといった共有機材や備品などを一箇所に集めることで、出会いや会話が偶然生み出す確率をあげる工夫です。
プリンターなどで出力を待つ間に、社員がいたらとりとめのない会話がされることは有りえます。
こういう偶然性の中で、通常業務では中々会話しない社員同士が交流できます。企業事例では、ゴミ箱を一箇所にまとめるレイアウトを実施し、そこに社内の交流用の掲示板などを設置した事例もあります。

2.色の持つ力を効果的に使う

オフィスでよく見かけるのは、真っ白の壁など無機質なもの。しかし、本来人間は色に囲まれて生きているはずです。
色は様々な心の状態と関係していると言われており、著名な心理学者のAngela Wright氏の研究によると、色と仕事には密接な関係があるとしています。

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Angela氏によると仕事の種類によってそれぞれ生産性を向上させる色があるそうです
The exact color to paint your office to become the most productive

効果
落ち着きや、冷静さを表す。Googleなどが多用している。オレンジなどの差し色もいれるとよい
黄色 活動、元気、クリエイティブを表す。デザイナーなどに最適。
活力や興奮をイメージする。肉体労働を伴う職業には最適で生産性を高める
おちつき、調和などをイメージする。お金を扱う仕事などでは生産性を高める

3.遊び要素をオフィスに取り入れる

オフィスは仕事をする場所ですが、会社には「ただ仕事をするスペースだけがあればよい」というものではありません。「遊びがない」場所では、集中力も高まりにくく創造性も発揮されにくいと言われています。

企画を練る際に、デスクに向かっていると全く思いつかなかったのに、お風呂に入ったら突然ひらめいた、などということはありませんか?これは、ふっと力が抜けるような空間の方が、人間の力を発揮しやすいということなのです。
リラクゼーションスペース、マッサージルーム、カフェテリア、和室などの「遊び」を設けてみて、社員の生産性を高めてみてはいかがでしょうか。

4.自然光を採り入れる工夫をする

自然光は蛍光灯の光の何倍ものパワーがあるといわれています。
近年では、人間の体内時計を整えたり、自律神経を正常化するのにも有効であったりするといわれています。
オフィスにおいても、自然光を取り入れる工夫をすることで、社員の心身の健康が保たれて生産性の高いオフィスが実現できます。

5.飲料、食物を気軽に入手できるようにする

「喉が渇いたのに、コンビニが遠くすぐに飲み物を買いにいけない」「夜まで残業して空腹になりフラフラだが、オフィスには食べ物が一切無い」…そんなオフィスは意外と少なくありません。

しかし、人間的な欲求を我慢して、仕事に集中できるはずがありませんよね。会社としては、そうした欲求を我慢させる方向ではなく、「すぐに手に入るようにする」工夫をすることが大切でしょう。
カフェテリアを設置する、出前契約をいくつかの店舗としておく、オフィスグリコを置く、など企業に合った方法を取っていくことが社員の生産性を上げるポイントだといえそうです。

まとめ

オフィスは働く人の生産性に大きく関わる要素です、上記で挙げさせていただいた工夫を参考にしていただきぜひ生産性向上を目指してください。
オフィス生産性の向上に関わるご相談についてもオフィスハンズにお気軽にお問い合わせください。


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