オフィス移転を検討すべきタイミングと理由

オフィスを移転する理由は千差万別。
移転を考えるにはどういったタイミングが有効なのでしょうか。

基本的には、前向きな判断での移転であると社員が受け止められることが望ましいでしょう。
移転をきっかけに、何かが変わらなければいけません。事業を後押しするような移転ができればいいですね。

オフィスハンズではオフィス移転、原状回復、オフィス構築を手がけていますが、クライアント様の移転の理由は大きくわけて6つあります。今回は6つの理由と理由毎に検討すべきポイントをご紹介します。

【オフィス移転の理由】

①事業拡大

組織の規模が大きくなり、既存のオフィスに社員や物資が収まらなくなった際に移転を検討する企業は多いでしょう。
かなり窮屈な状態になってから検討を始めると、対応が遅れたり社員の不満度が高まったりする可能性があります。
規模拡大を見越して、計画的に移転を検討するチームやメンバーを抜擢しておくことが望ましいです。

拡大に伴って、新たなオフィスでは何が求められるのかを具体的にしなければなりません。
具体化されたプランに沿って、執務室が広いオフィスにするのか、会議室が多くとれるオフィスにするのかなどを検討するとよいでしょう。

②事業の縮小

事業は浮き沈みがあるものなので、拡大もあれば縮小することもあります。
そして、縮小の場合でも前向きな理由を見出していく必要があります。
例えば、規模は小さくなるが、コミュニケーションを活発化させるオフィスとなる。

コストを削減して、企業の力を蓄えるなどです。
それが社員のオフィス移転へのモチベーションにもなります。

③組織再編・合併

これまで別組織だったものをひとつにするためや、逆に分離させるためにオフィス移転を検討することもあるでしょう。
前提条件として、どのように組織が変更になるのかがきちんと固まった状態で移転を決行することが大切です。
再編成された組織に合致しないようなオフィスへ移転すると、リカバリーする負担が大きくなってしまうからです。

④賃料の見直し、経費の削減

オフィス内に無駄なスペースがある、相場よりもかなり高い賃料を払っているなどの場合は、オフィス移転を考えるきっかけとしてよいでしょう。そのため、入居時だけでなく、常に賃料の見直しをすることをおすすめします。
移転の際には賃料の安さだけでなく、社員の通勤手当や光熱費・インフラ費用などを鑑みて、検討していくとよいでしょう。

⑤立地の改善

取引先はどのエリアが多いかや、営業のしやすさなどでオフィスの立地を見直していくことは大切です。
いくら賃料が安くても、立地が良くなければ経営に悪影響を及ぼす可能性があるからです。
合理的にオフィスの立地を考えましょう。

たとえば、業務上あまり外出がないようならば賃料が安い郊外にオフィスを置いても問題ないでしょう。
一方で、都心部への営業が業務の中心ならば、拠点となるオフィスも交通手段が豊富な場所にするべきです。

⑥社員の満足度の改善

社員の定着度が低かったり、働いている社員のオフィスへの満足度が低いときは移転を検討するのも手です。
この場合、オフィスの何が問題かをきちんとヒアリングしておくとよいでしょう。

トイレの使いにくさや、ランチの場所がないなど、思いがけない理由が飛び出すこともあります。
問題を具体化して、次の移転に対処していくことが重要です。


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