担当者がやるべき新入社員の受入準備チェックリスト

4月になるとフレッシュな新入社員が入社する、そんな企業は少なくないでしょう。
あなたの会社では新入社員をオフィスに向かい入れる準備は進んでいますか?

「4月までまだ時間があるし・・・・・・」などと思っていると、時間はあっという間に過ぎていきます。
今から余裕を持ってスケジュールを立て、会社の新たなパワーとなる新入社員が気持ち良く仕事ができるよう整備をしていきましょう。

4月までにしておきたい新入社員受入ステップ

新入社員受け入れまでに行っておきたい事項は様々あります。
そこで、きちんと洗い出してチェックリスト化しておくことがオススメです。

入社当初の1ヶ月間ほどは、新入社員にとって会社の印象を決定づけるものになります。
そのため、今後前向きに業務に臨んでいけるように、きちんと漏れがないように準備することが求められるのです。

入社の事務手続き

労働関係上必要な書類や、給与支払いに関する事務書類、社会保険・雇用保険の書類などを整えておく必要があります。
税理士や社会保険労務士などと一緒に準備を進めていきましょう。

また、通勤経路の確認・費用申請書や扶養控除等(異動)申請書など、新入社員に記入してもらう書類もあります。
それらも入社前に用意して、配布できるようにしておきましょう。

オフィスにおける準備

事務手続き以外にも入社前に、新入社員が座る席などすぐ働けるようにオフィス周りで準備を整えておく必要があります。

・ICカードやタイムカード
勤怠管理を何で行っているかによって準備するものも変わりますが、ICカードやタイムカードなどは入社前にセッティングしておきましょう。

・社用パソコン、携帯電話
社用パソコンと、必要であれば社用の携帯電話も準備する必要があります。
新たなリース依頼などを検討しておきましょう。

・事務用品
新入社員の配属が決まっているならば、名刺などの準備も必要になります。
また、新入社員に印鑑などを配布する会社も多いので、業務に必要であれば事前に準備をしましょう。
他、筆記用具なども十分に揃えていきます。

・新入社員への説明書類
パソコンや複合機の設定方法や個人情報の取り扱いについてなど、入社当初に説明しなければいけない事項はたくさんあります。

それを、資料として一式にまとめておくとスムーズに説明することができてよいでしょう。

新入社員受け入れにオフィスのレイアウト変更も視野に

新入社員が入社することで新たな席を用意しなければいけない場合には、事前にレイアウトを決めておく必要があります。
例えば、新人のOJTを担当する社員の隣の席に配置する。また、リーダーの目が届くようセッティングするなどのレイアウトが考えられます。

新入社員の育成を意図して、席を決定していきましょう。
もし、新入社員が加入することで社員の全体数が増員する場合には、全体的なレイアウト変更が必要になる場合もあります。

その際には、通路の最低限の幅を確保するよう配慮していきましょう。
また、ロッカーなど荷物管理をするスペースが必要な場合には、人数が増えることを見越してセッティングしていく必要があります。

オフィスハンズでは気軽なレイアウト変更についても無料相談を実施しておりますので、お気軽にお問い合わせください。


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