オフィス会議室不足を解消する5つの方法

オフィスの会議室が取りにくく苦労したことはありませんか?
実はそうした問題は多くの企業で起きています。オフィスにおける会議室不足の原因と問題の解決策をご紹介します。

meetingroom

会議室不足の原因は5つ

会議室の不足が続けば、従業員たちに多大なストレスとなります。また重要な会議や機密性が高い打ち合わせができなくなれば、企業として大きなダメージを受けます。具体的な対策が必要な経営課題ですが、まずはなぜ会議室が不足するかの原因を説明しましょう。

ミーティングルーム不足

1.会議室の数が適切でない

社員がどのくらい会議がなされているかを把握していなかったり、社員の人数が増えたのに会議室の数は変化していなかったりと。求められている会議室の数と現状がそもそも適切ではない可能性があります。

2.会議室管理がきちんとなされていない

会議室がいつ埋まっているのか見える化されていない、無駄に予約が取られているなど、会議室管理がきちんとなされていないのも会議室が足りない大きな原因となります。1時間で終わる会議においても余裕をもって1.5時間で予約を抑えてしまったりということはないでしょうか。
予約システムや社風を含めて、会議室管理を整備する必要があるといえます。

3.オフィススペースの縮小

オフィスの無駄を省き、賃料を下げるためにスペースを縮小する企業が少なくありません。そのため、会議室などの余裕がなくなっていると考えることができます。

4.会議時間の増加

従来通りの業務をこなせば良い時代から、あらゆる企業で新たなイノベーションを生むことが求められるようになりました。
とある調査では、会議時間は2000年以降、8〜10%ずつ増えていることがわかっています。これはさらに増加すると見込まれます。
つまり、会議時間が増えているのに、会議室の数は変わっていないので、必然的に足りなくなっているという状況があるのです。

5.会議室の大きさが適切ではない

ほとんどの会議が2〜4人で行われます。しかし、よくよく見直すと7人ほど座れる会議室の数が多いという会社は意外に多いもの。大小の会議室を用意しなければいけませんが、それが適切な配分になっているかを見直すことも重要です。

5つの会議室不足対策

onlinework

1.貸し会議室の利用

近年、オフィスを持たないで仕事をする人が増えたり、セミナーなどが多く開かれたりするようになったりし、貸し会議室が目立つようになりました。こうした会議室を借りるのは、気軽で簡単。規模や立地などによって価格は異なりますが、ゆくゆくはオフィス移転を考えていてその一時しのぎとしてであれば、貸し会議室を代用することは有効です。長い目で見て算出する必要はありますが、会議室を新設するよりもコストをおさえられる可能性があります。

インターネット上から会議室を予約できる「スペイシー」「スペースマーケット」等を利用してみてはいかがでしょうか。

2.予約システムの導入

ある時は会議室がいっぱいで、ある時はガラガラ。そんな事態は起こっていませんか? こうした不均衡は、予約システムを導入することで防ぐことができます。パソコンから簡単に会議室の空き状況並びに予約ができるようになるシステムを導入するのです。そうすれば、空いている時間にうまく会議を組み込むことができます。

こうしたシステムを導入している会社の中で最近問題になっているのは、予約のキャンセル忘れにより、誰も使っていないのに会議室が埋まっているということです。その対策として、会議室にタブレットを備え付け、入室したタイミングで「入室ボタン」を押すようにする方法があります。

こうすることで、「入室ボタン」が押されなければ自然とキャンセルがなされ、空き会議室の有効活用ができるようになるのです。また、早めに会議が終わった際には「退室ボタン」を押すことで、隙間時間も有効に会議室を活用することができます。

主な製品として内田洋行の会議室予約管理システム「SmartRooms」などがございます。

3.レイアウト変更をして、会議室を増やす

オフィススペースを変えずに会議室を増やすには、レイアウト変更が有効です。前述した通り、大きめに作られている会議室が多いので、それを4人用などの小さめの会議室に変更していくのです。

大体の目安でいうと、1人あたり2~3㎡が必要だといわれています。また、短時間使用を想定するか、投影など機材を使える会議室にするかなどで大きさの基準は変わってきます。

会社でどのような会議が多く行われているかを確認することで、具体的な会議室の大きさが見えてくるでしょう。
また、家具の置き方によって省スペース化することもできます。3対3などの対面形式が最も効率的にスペース利用できるといわれていますので、そうしたことも念頭に置きながらレイアウトを決めていくとよいでしょう。

>>オフィスのレイアウト変更はお気軽にオフィスハンズにお問い合わせください。

4.オープンミーティングルームを用意する

会議室の他に、オープンスペースを設ける企業も増えています。これは、社員が自由に使えるようなスペースの必要性を考えてのことでもありますが、こうした空間を会議でも大いに利用するとよいでしょう。

もちろん、経営や人事など機密性の高い会議はクローズドな部屋が必要ですが、アイディア出しや顔合わせなどであればオープンスペースでも十分に対応できるはずです。むしろ、無機質な会議室で行うよりも豊かな発想が生まれるかもしれませんよね。
こうしたオープンスペースを有効活用する、または、設けてみるというのも会議室不足対策の一つの手です。

>>オフィスのレイアウト変更はお気軽にオフィスハンズにお問い合わせください。

5.リモート会議を導入する

会議の全てが対面で行わなければいけないものでしょうか? 現在は遠隔でありながらフェイストゥフェイスで打ち合わせができるリモート会議が一般化されつつあります。著名な「Skype」だけでなく、「Google Hangout」や「appear.in」などサービスも多様化しています。

こうしたリモート会議を一般化させることで、会議室に使っていたスペースを省くことができ、さらに会議室の予約時間や会議室への移動時間なども削減することができます。
加えて、物理的な会議参加人数の制限がないというメリットや、会議をオープンにして「聞くだけ参加」もできるといったメリットもあります。

まとめ

会議室不足に悩むご担当者の方は、まず不足の原因を突き詰めていくとよいでしょう。その後、今回取り上げたような5つの対策を参考にしながら、自社ならではの解決策を練り上げていけるとよいですね。
オフィスハンズでは生産性向上のための会議室最適化について無料でアドバイスを実施していますのでお気軽にお問い合わせください。


今すぐお問い合わせください!

お見積・お問い合わせ

お電話でも承っております。

お見積・お問い合わせ

無料お見積りのご相談・受付 (平日)9:30~18:00

This entry was posted in オフィスレイアウト変更. Bookmark the permalink.