オフィスレイアウトは業者に頼んだほうが安く収まる理由

移転や人事異動の度に、オフィスレイアウトに時間とコストがかかり、大変な思いをしている企業は少なくありません。
中には、「業者に頼むとお金がかかるし……」とお考えの担当者の方もいますが、
実は業者へ依頼する方が結果的に“お得”になるのことも多いのです。
今回は、なぜ業者に頼む方がメリットが大きいのか、ご紹介していきます。

社員がオフィスレイアウト変更を担うデメリット

オフィスレイアウト変更を社員で賄うということにはどういったコストデメリットがあるのか
ご説明いたします。

1.社員の労働時間が増える

社員がレイアウトプランを立て、実働するので、それに当てる時間が必要となります。
通常業務をしながらレイアウト変更に当たるとなれば、時間外労働が増えることもあり得るでしょう。
社員への賃金支払いを考えると、「結果的に業者に依頼した方が“お得”だった」ということもあります。

2.社員の本業が滞る可能性がある

当然のことながら社員にはそれぞれの日常業務があります。本業だけでも既に多忙な社員に、
オフィスレイアウト変更の業務が加われば、これまでの仕事に十分な時間を割くことができなくなる可能性が出てくるでしょう。
そうなれば、クライアントの要望に応えられなかったり、会社としての信頼を失墜したりしてもおかしくありません。
結果的に業者の手に委ねた方が無理がなかったという事態もありえるのです。

3.社員は手慣れていないので時間がかかる

社員はレイアウト変更のプロではありませんから、当然業者が行うよりも時間がかかってしまいます。
レイアウト変更に当たる社員の業務時間はかさみますし、オフィスレイアウトが整っていない状態が長く続くことで他の社員のパフォーマンスが下がる危険性もあります。

4.不十分なLANや電源の整備で業務の効率が落ちる

オフィスレイアウト変更に慣れていないことで、LANや電源の整備まで目が届かず、業務の滞りを招いてしまう可能性もあります。
複合機までの導線や上司の指示の届きやすさなどにおいても、プロが検討した方が、
結果的に社員のパフォーマンスが上がるということは大いにあります。
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業者に頼むとコストが抑えられる理由

業者に頼むと、どのような点でコストメリットがあるのかを確認していきましょう。

1.素早い作業で、いち早く通常業務に戻れる

オフィスレイアウト変更のプロである業者に頼むことで、最短の時間で作業を完結させることができます。
よって、社員はすぐに通常業務に戻ることができ、企業のパフォーマンスを保つことができます。

2.プロによるレイアウトで活動効率がアップする

プロが導線をひいたり、インフラ・ネットワークの整備をしたりすることで、これまでのオフィスよりも効率的な空間に仕上げていくことが可能です。
経験に裏付けられた効率的なオフィスレイアウトの提案は、プロならではのものだといえるでしょう。

3.各メーカーから直接オフィス家具を仕入れられる

レイアウト変更に伴って、オフィス家具を新たに購入した場合、その運搬・組立が大きな問題になります。
社員がレイアウト変更を行った場合には、自分たちで運送をしたり、組立作業する必要が出てきます。
しかし、レイアウト変更の業者へ依頼すれば、それらをワンストップで解決できます。国内の様々なメーカーの中から、より良い商品を選定して提案することも可能です。
時間もコストもパワーも最小限にとどめることができるでしょう。

4.レイアウトの工夫などを相談できる

「窮屈なオフィスでどうスペースを確保するか」や、「ミーティングスペースを確保したい」といった要望をプロに相談できる点も、業者に依頼するメリットです。
事務的なレイアウト変更だけでなく、オフィスの新たな価値創造ができることが業者依頼への魅力ともいえるでしょう。

レイアウト変更実例

業者に頼んだ場合のオフィスレイアウト変更の実例を紹介します。

1.対向式レイアウト

オーソドックスな社員同士が向き合う形のレイアウトが対向式レイアウトです。
部署内・チーム内のコミュニケーションが取りやすかったり、スペース効率が良かったりするメリットがあります。
しかし、人との距離が近いので、プライバシー管理や秘密保持の点で難点があります。また、狭いオフィス空間であれば、
窮屈な印象になることも少なくありません。奇数人数に対応できないという実務的な課題もあります。
こうした問題はどう解決すればよいか、業者とともに考えていくとよいでしょう。
例えば、どれくらいの間が空けば人はストレスを感じにくいのか、奇数人数でも問題がないレイアウトとはどういったものがあるのかなどを提案してくれるはずです。

2.フリーアドレスの導入

部署ごとに“島”をつくるという従来型のオフィスレイアウトではなく、近年ではフリーアドレス化を考える企業も増えてきました。
ノートパソコンと無線LAN、携帯電話などが揃えば、フリーアドレス化は可能です。デスクの数を減らせるなどのメリットもあります。
しかし、ただデスクを並べるというだけではフリーアドレスの良さを享受しきれません。
アクティブなコミュニケーションを取りやすい工夫をしたり、フリーなミーティングスペースを設けたりすることでこのレイアウトは奏功するでしょう。
新たな価値を取り入れたオフィスレイアウト変更も、業者とタッグを組むことでスムーズに進めていくことができるでしょう。

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オフィスレイアウト変更を考える際には、時間やコスト、パフォーマンスを鑑みて、社員が担うことが本当に適切かどうかを検討する必要があります。
また、業者へ依頼する際にも、見積もりを依頼したりサービス内容を確認したりし、要望に合った企業を選択するとよいでしょう。


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