失敗しないオフィス移転の4つコツ

オフィス移転は、社員全員に影響し、一時的に業務もストップする大きなプロジェクトです。
庭の引っ越しとは異なり、物件の選定から内装の設計・施工、電気・通信工事など、配慮すべき事項もたくさんあります。
計画性のないオフィスの移転はかえって業務を妨げてしまうことも・・・・・・。

オフィス移転に失敗しないために、4つのコツを把握しておきましょう。

 

【コツ 1】 オフィスを移転する目的を明確化する

どうしてオフィスを移転しようと思うのでしょうか?
その移転の目的を明確化した上で新たなオフィスづくりに臨まないと、
移転しても移転前と同じような不満を抱えてしまう可能性があります。

具体的な不満・要望とは、例えば…

・ 人員が増えたので広いオフィスに移転したい

・ アクセスが良い場所に移りたい

・ クライアントの近くに移りたい

・ 企業イメージアップのためにおしゃれな立地にオフィスを構えたい

・ これまでの内装やイメージを一新するようなオフィスにしたい

などが考えられます。

移転の目的を考える上で重要な4つのポイントをお伝えいたします。
下記の4項目から考えをまとめていくとよいでしょう。

 

  • 売上の増減・・・人員増減に伴う、必要な面積の増減から
  • 建物の不満・・・居住性、設備、周辺環境など、建物固有の不満、問題から
  • 契約の不満・・・賃貸条件への不満や、契約更新などから
  • 事業所増設・・・経営意思決定により、新規に事務所が必要となるから

 

また目的と照らし合わせて、移転先の条件は下記の5項目から考えていくとスムーズです。

 

1.場所 (物件の所在エリア、最寄り駅)

2.大きさ (坪数)

3.予算 (賃料、敷金・保証金等初期費用)

4.時期 (決定時期、契約開始時期)

5.グレード (築年数、内装、設備)

 

 

【コツ 2】 移転の準備期間を設ける

賃貸オフィスの中途解約は、通常6ヶ月前までに解約予告をする旨が契約書に記載されています。
そのため、準備期間は十分にとっておく必要があります。
また、原状回復工事についての規約も確認して、滞りがないよう準備を進めておきましょう。
漏れなくスムーズに行うためにも、早いタイミングでオフィス移転のプロに相談するとよいでしょう。

 

【コツ 3】 ワンストップで対応可能なプロのパートナーに依頼する

移転を決めたとしても、社員はその作業に専念することは難しいでしょう。
通常業務と平行して移転業務を行うとなると、社員の方の負担が一層増します。
そのため、あなたのビジョンをトータルに実現できるパートナーを見つけることが重要です。

業務を効率化し、社員の負荷を軽減するためにも、企画から加わり、物件仲介から引越し、内装、設備工事、原状回復までをトータルで実現できるオフィスの専門業者と協働するとよいでしょう。

 

【コツ 4】 セキュリティ対策を万全にする

個人情報保護法の施行、 Pマークの取得、CSR(企業の社会的責任)・コンプライアンス(法的遵守)などなど…オフィスのセキュリティの必要性は高まっています。
入退室の管理から保管庫のセキュリティまでトータルでプロに相談できるようにしておくとよいでしょう。

 

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