流行のフリーアドレスのメリットデメリット

最近よく耳にするフリーアドレス。もし御社で導入を検討しているのであれば、改めてその意味とメリット・デメリットを考えてみませんか。

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フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、座席を固定せずオープンにしているオフィスのことです。デスクとイスだけが用意されたオフィスで、社員は出勤したら好きな場所に座ります。
携帯電話やノートパソコン、必要な書類などはロッカーに収納していることが多く、デスクには基本的に何も乗っていない状態です。
固定席の場合は、部や課、チームなどごとに固定されたメンバーとしか交流できなかったのに対して、多様な従業員との交流が生まれるといわれています。

フリーアドレスはどう始まった

フリーアドレスという響きや考え方から、欧米諸国から入ってきたものではないかと思っていた方も多いかもしれませんが、その発祥の地は日本です。

欧米諸国と比較して日本のオフィスは圧倒的に狭く、一人あたりの従業員が使用できる面積は小さくなります。省スペースの観点から、なるべく多くの従業員がオフィスを効率的に利用できるようにしようと考案したのが、フリーアドレスです。営業職などは日中オフィスを不在にすることが多いので、その間のスペースを有効活用しようといった発想からきているといえます。
近年ではオフィスの効率的な使用だけでなく、多様な人材との交流によるパフォーマンスアップを理由として導入にしている企業が多いようです。

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フリーアドレスデスクのメリット

(1)デスク移動が少なくて済む

従業員一人ひとりに固定した席があるわけではないので、人事異動や席がえ、レイアウト変更などの際にデスクの移動をしなくて済みます。新たなスタッフを受け入れるなどもしやすいでしょう。席にまつわるオフィス管理の手間を省力化していくことができます。

(2)情報漏洩の可能性が削減される

意外かもしれませんが、フリーアドレスは情報漏洩のリスクを減らすことが期待できます。フリーアドレスの場合は不在時はデスクに何も置かない状態にするのが一般的です。そのため書類などは個々人がロッカーで管理をしたり、鍵付きの共有棚に収納したりすることが求められ、不用意に情報が外に漏れ出してしまうようなことを防ぐことができます。

(3)オフィスの美化、ペーパーレス化

(2)でもお伝えしたと通り、フリーアドレスの場合にはデスク上にモノや書類を置かないことが習慣づけられるので、必要なものはデータで管理するようになります。そのため、無用な書類の山が削減され、オフィスの美化や環境に優しいペーパーレス化が進みます。

(4)社員間のコミュニケーション

フリーアドレスデスクの大きなメリットとしてあげられるのが、社員間のコミュニケーションの促進です。部門に固定することなく自由に席につけるので、毎日異なる人と対話することができます。
自分とは違う専門性やバックグラウンドを持っている人と話し合うことで、企業にとって価値のあるイノベーションが生まれていきます。

フリーアドレスデスクのデメリット

(1)フリーアドレスデスクに不向きな部署が存在する

フリーアドレスに不向きな職種も存在しており、それをわきまえないと大きなトラブルや不効率を生む可能性があります。例えば、フリーアドレスデスクに向いている営業職などがある一方で、経理部や紙などを多く使うデザインを担う部門などは席の自由さによってかえって業務効率を低下させてしまう可能性があります。こうした部門は、いつも変わらない場所で、資料なども手元に置きながら仕事をした方が効率的なことも少なくないでしょう。
フリーアドレスデスク化への適性を部門ごとに見極める必要があるといえます。

(2)上司と部下の関係性に問題

これまでは、部課長が部下を見渡すように席で“島”を作っていました。しかしフリーアドレスデスクは、部課長が急に隣に座ってプレッシャーを感じながら仕事をしなければいけなかったり、逆に、上司がどこに座っているかわからず仕事が滞ったりするという可能性があります。

フリーアドレスデスクにおすすめの机

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増設できるデスク

L字型や長さを出した形、作業スペースとしての利用など、多様な組み合わせができるデスクはフリーアドレスの際にはオススメです。

配線収納ができるフリーアドレスデスク

フリーアドレス用の長いデスクの中でも、見栄えよくデスクの上をスッキリできる配線収納型のものも登場しています。

片面デスク、両面デスク両方で使用できる

片面デスクと両面デスクを組み合わせることができるフリーアドレスデスクもあります。壁につけたい時は、片面デスクにすると無駄がありませんし、反対に両サイドに従業員を座らせたい場合には両面デスクにするとよいでしょう。

まとめ

フリーデスクの成り立ちやメリットデメリットを解説してきました。コミュニケーションを促進するための1つの手段として推奨されていますが、フリーアドレスでオフィスデザインする際にはメリットデメリットや使用するデスクにおいて考慮してデザインする必要があります。
フリーアドレスでのオフィスデザインの際にはオフィスハンズにお気軽にご相談ください。


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