移転の前にオフィス増床を薦める5つの理由と弊社オフィス増床事例

人数が増えてオフィスが狭くなったり、業務拡大のためにスペースを増やすと考えたりする企業は少なくありません。

会社が拡大していく中での嬉しい悲鳴だともいえます。そこで考えるのがオフィスの増床です。増床は、オフィス移転とは違いどんな違いがあるのか、ご紹介しましょう。

オフィス増床

オフィス増床が増える理由

オフィス増床は、社員の増加や事業の拡大により検討される事案です。どちらもビジネスが右肩上がりで成長している証拠です。

完全にスペースが足りなくなってからでは遅いので、今後人員が増えていくであろうタイミングに、近い未来に備えて手を打つ必要があります。

加えて、近年では新規事業領域に手を広げる企業も増えています。ビジネスの多様化により、スペースが必要になることも増えているのです。また、会議室などが足りなくなり、増床することも多くあります。

オフィス増床がお得な5つの理由

なぜオフィス移転よりも増床の方がトクなのかをご紹介しましょう。

1.費用の削減ができる

同じビルの中で、増床すると別物件を借りるよりも費用を抑えることが可能になることがほとんどです。関係性ができているのでオーナーと交渉でき、安いコストで借りられることが多いでしょう。

2.手続きがスムーズ

新たなビルに入居するとなると、オーナーからの入居審査があります。また、住所変更の手続きなども煩雑になります。書類上の手続きだけで、前々から準備をしておく必要が出てきてしまいますが、増床であればそうした手間なく自社のスペースを広げることができます。

3.移転に際してのコストを減らせる

オフィスを移る場合には、引っ越しが発生します。運送コストや、原状回復工事にかかる費用などが発生するので、余裕を持って予算を確保しておかなければいけません。新オフィスへの入居費用に加えて、移転費用がかさむのは負担が大きいといえるでしょう。それに比較して、増床の場合はコストを最小限にできます。

4.通信設定が不要

移転する場合には、通信設定を再度し直す必要があります。当然のことながら費用もかかりますし、通信が開通するまではクライアントとの連絡手段がなく仕事が滞ることもあります。移転に際して、午前中は休業する企業などもありますが、そうした間が空かず仕事続けられることも大きなポイントです。

5.社員負担が少ない

オフィスの場所を変更すると、定期の買い替えなどの社員の手間が発生します。もし、オフィスへのアクセスがよい場所に住居を構えている社員がいれば、通勤時間が長くなり負担が大きくなってしまう可能性があります。しかしオフィス増床であれば立地は変わらないので、社員の負担を増やすことはありません。

オフィスハンズ運営のハンデックスの増床について

ハンデックスのオフィス増床

ハンデックス社の歴史

ハンデックスも会社の拡大とともに、1、2年ごとに増床を繰り返してきました。
最初はビルの9階に、他の3社とともに入っていました。しかし、ほどなくしてM&Aや社員の増員などでオフィススペースが足りなくなります。

2年後に3階へと増床します。
ハンデックスのグループ会社の中には人材派遣業務を担う企業があります。人材派遣業は、グループ会社であっても仕切る壁を設けたりセキュリティカードを設置したりして、セキュリティの強化が必要です。そのため人材派遣業で1つのフロアを使えるように整備しました。

続いて、5階にも増床します。
ハンデックスが全国へ事業を展開するに際して、人を増やす方針が取られたので、増床の必要が出てきたのです。

もっとも最近では、4階への増床も行いました。
これは、全社員が集まったり、新入社員説明会を開催したりできる会議室として活用するフロアがほしいと考えたからです。それまでは、外部の貸し会議室をレンタルして対応していました。しかし、最近では貸し会議室を使用する企業が増えて、なかなか都合よくおさえることが難しくなってしまい、レンタルするたびに費用がかかってしまいます。

自社で会議室を持っていることで、毎回適切な会議室を探す手間がなくなりました。

ハンデックスにおける増床するメリット

増床することで会社に余裕が出てきます。もちろん費用はかかりますが、スペースが十分にあれば人員が増えても対応できるメリットがあります。
弊社のように規模が拡大していく企業の場合には、スペースに余裕を持っておくことが重要です。

また、弊社は6つのグループ会社があります。
多様な事業を展開していく中で、スペースに余裕があると細かくフロアを区切ることができメリットが大きいのです。近年では、事業を細分化している企業が増えているので、オフィス増床のニーズはどんどん高まっていくのではないかと思います。

オフィス増床のポイント

決断をスピーディに行うことが何よりも重要です。
「フロアが空く」という情報が出たら、すぐにオーナーと交渉を始めましょう。オフィスのスペースが足りなくなっている企業は多いですから、すぐに判断して入居を決めることがポイントです。

まとめ

オフィス増床は、コスト問題などのリスクを減らし、スペースを確保できる有効な方法です。社員の増加や新事業の展開などを視野に入れている場合には、前向きに検討するとよいでしょう。


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