効率的にオフィスを整理整頓する4つのポイント

オフィス内における悩みの種の一つが、「 膨大な書類をどう管理するか 」ではないでしょうか。

場所を取り、整理をするのにも時間がかかるということで、頭を抱えている方も少なくないのではないかと思います。
雑然としたオフィスは仕事のパフォーマンスを落とすことにも繋がります。

オフィスをすっきりさせるにはどのような方法があるのでしょう。
その整理術をみていきます!

整理術1:書類管理ルールを設ける

書類整理のタイミングを部や会社などで取り決めましょう。
書類がたまってから整理すると、多大なる作業時間が必要になってしまいます。
「毎月1日はクリーンアップデイ」などと決めて、社員全員で取り組むのが良いでしょう。
そのクリーンアップデイには、どういうルールで整理をしていくかを決めておくことも重要です。

【書類整理ルールの一例】
書類を3つの箱に分類します。

1.不要な書類 → 廃棄する。個人情報など機密情報はシュレッターへ

2.すぐには使わないけれど保管が必要な契約書→「●月●日まで要保管」と決まっているものなどは、頻繁に取り出さない倉庫や奥の棚に保管します。

 
その際に、「●月に廃棄」などを箱に書いておくと、次回の整理の際に分かりやすいです。

3.必要で、頻繁に使用する可能性があるもの → スキャンで電子化しましょう。

他のメンバーも確認する必要があるものは、ウェブ上に共有サーバーを準備して、フォルダごとに収納していくと便利です。
ただし、サーバーにも容量の限界はあるので、半年に1回程は、本当に必要な文書が見直すようにしましょう。

整理術2:書類の寿命を決める

書類の誕生から廃棄までのスケジュールを管理しておきましょう。
まず、プロジェクトや業務ごとにボックスやファイルに分けて整理しておきます。
そうすることで、もし自分がそのプロジェクトや業務から離れた際にもスムーズに引き継ぎを行うことができます。

一連の仕事が終了し、総括なども終えたら、まとめてそのボックスごと廃棄します。
「いつか見返すかも?」と思うようなものも絶対に見返すことはありません。
全てを廃棄するつもりで臨むことで、スリムな収納環境を保つことができるでしょう。

整理術3:書類の責任者を決める

実は会社には、「捨てていいか分からないから、そのまま残している」という書類が大量にあります。
その書類は、見返されることもなくただ場所をとっているだけです。

このようなことを防ぐためには、各書類の責任者を決めておくことが重要です。
「このプロジェクトの書類管理者は○○さん」ということが明確になっていれば、その管理者が整理の責任を負うことになるわけです。
可能であれば、ボックスやファイルに、書類責任者の名前を記して、新しいメンバーにもその人に尋ねればわかるという状態にしておくことが大切です。

整理術4:使いやすい収納環境を整える

企業によっては、昔からの書類棚や書庫をそのまま使用しているケースも少なくないでしょう。
その扉は開きにくかったり、妙なデットスペースができてしまうものであったり、ゆがんでいたりはしませんか?
使いにくい収納をそのまま使用していると、社員はそれをきれいに使おうとはしなくなります。

結果的に、書類は雑然と入れっぱなし……ということにもなりかねません。
観音開きで何が入っているか一目瞭然の収納にしたり、可動式の書棚にしたりするなどして、使いやすくしておくことが重要です。

1人1台パソコンを持っている時代なので、書類を打ち出さずパワーポイントの投影で済ますことや、個人パソコンで閲覧する資料だけにしてしまうというのも手ですね。

以上のようなポイントをおさえて、スッキリとしたオフィスを目指しましょう!

オフィスハンズでは、オフィスの整理整頓しやすいオフィスデザインについても多数の実績がありますので、お気軽にお問い合わせください。


今すぐお問い合わせください!

お見積・お問い合わせ

お電話でも承っております。

お見積・お問い合わせ

無料お見積りのご相談・受付 (平日)9:30~18:00

This entry was posted in オフィスデザイン. Bookmark the permalink.